Mit der ÖBV durchs Leben
Personalverrechnung im Lauf der Zeit
Prokurist Erwin Steiner über seine neu aufgestellte Abteilung
Er hat schon einiges zu erzählen – der Dienst-Drittälteste der ÖBV. Prokurist Erwin Steiner ist seit 36 Jahren im Unternehmen und kennt es wie die sprichwörtliche Westentasche. Der Leiter der Abteilung Personalwesen und Bereichsleiter allgemeine Verwaltung kam 1974 ins Unternehmen und machte eine beachtliche Karriere. Im Gespräch mit ÖBVaktiv blickt er zurück auf die Veränderungen im Personalwesen und stellt seine Abteilung vor: vier Mitarbeiterinnen, die professionell zusammen arbeiten und die Einhaltung aller gesetzlichen Richtlinien und Terminvorgaben garantieren.
Erwin Steiner begann seine Karriere in der ÖBV nach Abschluss der Handelsschule in der sogenannten Erlagschein-Abteilung. Leistungsabteilung und Risikoversicherung lauteten die nächsten Stationen. Schon bald aber begann mit einer Ausbildung in Personalverrechnung und Arbeitsrecht am WIFI die Spezialisierung, der er bis heute treu geblieben ist. Zusätzlich „wuchsen“ ihm die Verantwortung für die Hausverwaltung, Registratur, Interne Dienste, das Expedit und die Reinigung quasi „zu“. Bereiche, die nun nach und nach zu seiner Entlastung in eigene Abteilungen umgewandelt werden sollen.
In der Personalverwaltung ist in den letzten Jahren sprichwörtlich „kein Stein auf dem anderen geblieben“. Innerhalb von zwei Jahren wurde ein neues Team aufgebaut, dem Erwin Steiner Rosen streut: „Ich habe jetzt ein tolles Team, das gut koordiniert und eingespielt zusammen arbeitet.“
Claudia Jäger ist seit zweieinhalb Jahren in der ÖBV und gerade dabei, am WIFI eine Weiterbildung in Arbeitsrecht abzuschließen. Seit eineinhalb Jahren ist Elfriede Treusch im Unternehmen, sie brachte Arbeitspraxis im Bereich Personalverrechnung mit und Kenntnisse des eingesetzten DPW-Personalprogramms. Margit Navratil-Steinlechner ist seit einem Jahr aus der Karenzzeit zurückgekehrt, sie ist seit 1988 im Unternehmen und derzeit noch in Teilzeit tätig. Unterstützt wird das Team von Frau Agnes Draxler, die zwei Tage in der Woche in der Personalabteilung tätig ist und einfache aber wichtige administrative Arbeiten wie Scannen und die Ablage von diversen Dokumenten erledigt.
In einer Abteilung wie der Personalverwaltung heißt es, dem Termindruck standzuhalten. Am 28. jeden Monats müssen die Gehälter auf den Konten sein, auch wenn das heißt, Überstunden zu machen. Denn während die Zahl der Abteilungs-Mitarbeiter/-innen gleich geblieben ist, hat sich der Stand an Mitarbeiter/-innen mit Anstellung von hauptberuflichen Außendienstmitarbeitern verdoppelt.
Die Effizienz gesteigert wurde und wird durch Digitalisierung und Professionalisierung. Z.B. werden derzeit die Personalakten digitalisiert. Hohe Kosten durch Lagerung von Papierakten und aufwändiges Sortieren per Hand entfallen. Auch ein elektronisches Fahrtenbuch wurde entwickelt – Mastermind des Programms war einmal mehr Christian Prihoda, ein ÖBV-Mitarbeiter und elektronischer Tüftler, dem das Unternehmen schon zahlreiche Programm-Neuerungen zu verdanken hat. Auch der elektronische Urlaubsantrag soll ab dem nächsten Jahr Österreich weit digital erfolgen.
Das alles sind Schritte, die langfristig Arbeitszeit und Kosten sparen helfen. Arbeitsteilung gibt es in einem so kleinen Team kaum. Da muss jeder und jede alles beherrschen und die Kommunikation funktionieren, damit alle über alles Bescheid wissen. Und wenn Not am Mann ist, unterstützt Erwin Steiner selbst seine Mitarbeiterinnen. Trotzdem arbeiten alle – und das ist Erwin Steiner auch wichtig – sehr selbständig und Problemstellungen werden großteils eigenständig gelöst. Dass gegenseitiges Vertrauen und Genauigkeit in einer Abteilung wie dieser wichtig ist, ist absolut selbstverständlich und kaum der Rede wert.
Früher führte Erwin Steiner die Personalverrechnung selbst und „händisch“ und nur für den Innendienst durch. Damals musste man gesetzliche Änderungen mitverfolgen und umsetzen und immer auf dem Laufenden sein. Heute werden die gesetzlichen Änderungen laufend durch die Fa. DPW aktualisiert.
Die Personalverrechnung verwaltet und verrechnet derzeit vier Firmen, das sind die ÖBV-Mutter sowie die Töchter ÖBV-Immobilien, ÖBV-Selekt und ÖBV-Finanzierung, insgesamt ca.800 Mitarbeiter/-innen. Während die eigentliche Verrechnung das Programm DPW erledigt – ein kurzer Umstieg auf SAP erwies sich als zu kostenintensiv und arbeitsaufwändig – sind vor allem Kenntnisse in Arbeits- und Dienstrecht gefragt und fast täglich sind Probleme mit Ein- und Austritten zu lösen. „Die fachliche Intensität ist mit früher nicht zu vergleichen“, so Erwin Steiner, der seit zwei Jahren auch über die Prokura verfügt.
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